Der Freigabe Prozess

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie und warum bei Maildog mitunter ein Freigabe Prozess (Approval Process) durchgeführt werden muss.

Wir tun jeden Tag unser bestes um sicherzustellen, dass unsere Kunden sich stets auf unseren zuverlässigen Service und unsere erstklassige Zustellbarkeitsrate verlassen können. Um diesen Service langfristig anbieten zu können müssen wir sicherstellen, dass Maildog nicht von Spam-Versendern missbraucht wird und dass sich unsere Kunden an Best-Practice Regeln halten. Deswegen bestehen wir unter bestimmten Umständen auf den Freigabe Prozess.

Wann ein Freigabe-Prozess nötig wird

Wenn Sie das erste Mal eine größere Kampagne aussenden - ca. 1.000 oder mehr Abonnenten (eine genaue Zahl nennen wir aus offensichtlichen Gründen hier nicht) - führen wir einen Freigabe Prozess für Sie durch. Da es sich bei unserem Freigabe Prozess um einen gestaffelten Vorgang handelt kann, wenn Ihre Abonnentenliste seit dem letzten Freigabe Prozess stark angewachsen ist, ebenfalls ein weiterer Freigabe Prozess vonnöten sein. Nehmen wir an, Ihre Liste ist bereits für 1.000 Abonnenten freigegeben, dann müssen Sie sich bis zu einer Listengröße von ca. 18.000 sicherlich keine Gedanken über einen erneuten Freigabe Prozess machen.

Wie ein Freigabe-Prozess gestartet wird

1. Erstellen Sie eine Kampagne.

2. Wählen Sie die Abonnentenliste aus, an die die Kampagne versandt werden soll. Liegt die Anzahl der Abonnenten in Ihrer Liste über dem Wert, für den Sie bereits eine Freigabe besitzen, erscheint am oberen Bildschirmrand eine Warnung (s. Screenshot weiter unten). Liegt die Anzahl der Abonnenten in Ihrer Liste unterhalb des Wertes, für den Sie bereits eine Freigabe besitzen, können Sie die Kampagne aussenden ohne einen Freigabe Prozess zu durchlaufen.

Wenn Sie nun auf den im Screenshot markierten Knopf "I'm ready to start the approval process" klicken, gelangen Sie zu einem Formular, das dem im folgenden Screenshot entspricht:

In diesem Formular können Sie uns die notwendigen Informationen übermitteln, wie die Abonnentenliste entstanden ist (haben sich die Abonnentenliste via einfacher Anmeldung oder bestätigter Anmeldung angemeldet, wo findet sich das Anmeldeformular, wann haben Sie diese Abonnentenliste schon einmal benutzt usw.). Diese Informationen werden dann schnellstmöglich von unserem Freigabe-Team geprüft.

Im Normalfall wird Ihre Kampagne in der Folge umgehend vom Maildog Freigabe-Team freigegeben und Sie erhalten eine Bestätigungsmail über die erfolgte Freigabe. Wie bereits angesprochen, handelt es sich bei dem Freigabe-Prozess im Normalfall um eine einmalige Angelegenheit. Nur wenn sich die Größe Ihrer Abonnentenliste sehr signifikant vergrößert, kann ein weiterer Freigabe-Prozess vonnöten sein. Der gesamte Freigabe-Prozess ist im Normalfall binnen weniger als 12 Stunden abgeschlossen.

Richtlinien für einen schnellen und rechtzeitig abgeschlossenen Freigabe-Prozess

Um eine möglichst rasche Bearbeitung Ihrer Listenfreigabe zu gewährleisten zu können, empfehlen wir Ihnen sich an die gerade beschriebene Vorgehensweise zu halten (Kampagne erstellen, Kampagneninhalt festlegen, Abonnentenliste auswählen) und ein bis zwei Tage vor dem geplanten Kampagnenstart zu beginnen. So steht dem Maildog Freigabe-Team erstens genügend Zeit zur genauen Prüfung Ihrer Daten zur Verfügung und zweitens haben Sie genügend Zeit um auf etwaige Rückfragen des Freigabe-Teams zu antworten.

Um unnötige Rückfragen durch das Maildog Freigabe-Team zu vermeiden, sollten Sie dem Team stets so viel Information wie möglich zur Verfügung stellen. Zu den Informationen, die wir von Ihnen zwingend benötigen gehören:

  • Eine Aufzählung aller Arten, wie Sie die auf der Liste enthaltenen Emailadressen gesammelt haben. Haben Sie bspw. sowohl in Ihrem Webshop als auch auf Ihrer Firmenhomepage ein Anmeldeformular verwendet, geben Sie bitte unbedingt beide URLs an.
  • Falls manche der Adressen offline gesammelt wurden, geben Sie bitte auch hier möglichst genau an, wie dies geschehen ist. Haben die Kunden z.B. auf einer Messe oder einem Tag der offenen Tür ein Papierformular ausgefüllt, dann beschreiben Sie bitte detailliert den Prozess.
  • Besteht Ihre Liste aus Ihrem festen Kundenstamm, geben Sie bitte an wie lange die Abonnenten bereits Kunden bei Ihnen sind und wie viele Emails Sie ihnen bereits zugesandt haben.

Im übrigen sollten Sie, bevor Sie einen Freigabe-Prozess beginnen, sicherstellen, dass Ihr Kampagneninhalt final oder wenigstens nahe am Endprodukt liegt. Das Maildog Freigabe-Team überprüft im Freigabe-Prozess neben der Abonnentenliste auch den Kampagneninhalt!

Für eine detailliertere Auflistung von erlaubten und nicht erlaubten Kampagnenformen, beachten Sie bitte den Artikel Häufige Fragen zur Abonnenten-Zustimmung.

Was geschieht wenn ein Freigabe-Prozess länger als 12 Stunden dauert?

Das Maildog Freigabe-Team beanwortet ausnahmslos innerhalb von 12 Stunden jede Anfrage zur Kampagnenfreigabe. Sollten Sie einmal binnen 12 Stunden keine Antwort erhalten liegt dies höchstwahrscheinlich daran, dass unsere Email Sie nicht erreicht hat. Überprüfen Sie in diesem Fall bitte Ihren Spam-Filter und stellen Sie sicher, dass uns Ihre aktuelle Emailadresse vorliegt.

Sie können jederzeit den Status Ihres Freigabe-Prozesses direkt in Ihrem Maildog-Account überprüfen. Unter "saved drafts" (gespeicherte Entwürfe) sehen Sie neben jeder Kampagne den aktuellen Status. Steht neben dem Kampagnennamen "Under review" arbeitet das Maildog Freigabe-Team noch an der Überprüfung Ihrer Kampagne. Falls das Freigabe-Team weitere Informationen von Ihnen benötigt finden Sie neben dem Kampagnennamen die Nachricht "Awaiting your reply".

Weiters finden Sie auch in dem jeweiligen Kampagnen Snapshot im oberen Bildschirmbereich eine Nachricht über den Fortschritt des Freigabe-Prozesses.

Wird meine Kampagne automatisch ausgesandt sobald der Freigabe-Prozess abgeschlossen ist?

Nein. Nachdem der Freigabe-Prozess einer Kampagne abgeschlossen können Sie selbst entscheiden, wann Sie mit der Aussendung beginnen möchten.

Sollten Sie einmal Fragen zu einem laufenden Freigabe-Prozess haben, die in diesem Artikel nicht beantwortet werden, können Sie jederzeit den Maildog-Support kontaktieren. Wir helfen Ihnen gern weiter!

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